اصول کار اداری و دفتری

روشی که با آن کار اداری و دفتری سازمان یافته و نقش ها تعیین می گردند(ساختار دفتر،مدیریت مشتری،تکنولوژی دفتری) بر شرایط فضای دفتر تاثیر گذار است.
انواع ساختمان ها،به مرور زمان توسعه یافته می شوند. علاوه برنمونه های اولیه نو آوری ها، گونه هایی از ساختمان ها وجود دارند که نمایانگر این عوامل هستند و هنگامی که احداث می شوند تاثیر گذار پیرامون خود هستند.
یک ساختمان اداری بزرگ،متشکل از گونه های بسیار متفاوتی از فضاهاست.
1-قسمت های دفتری دارای دفاتر جداگانه ای برای یک تا سه نفر با محل های کار فردی برای افراد تحت آموزش ، دفاتر گروهی خاص تا 20 نفر بازهم با کارگاه هایی برای افراد تحت آموزش،ودفاتر پلان باز مخصوص تا 200 نفر در یک طبقه واحد هستند. برخی از دفترها می توانند محل های کار فردی را با قسمت های مورد استفاده گروه ها در هم آمیزند. در یک دفتر با پلان باز، تمام فضاها برای کار انفرادی یا تیمی، چند منظوره هستند به جز مورد دپارتمان جداگانه منشی ها.
2-قسمت بایگانی برای ذخیره پرونده ها،نقشه ها،میکروفیلم ها و رسانه های الکترونیکی،فایل بندی و تجهیزات بایگانی و تکثیر مدارک در نظر گرفته شده است.
3-فضای سرویس های کارمندی،شامل امکانات تکثیر، تجهیزات چاپ و فتوکپی و کامپیوتر های شخصی است.
4- اتاق پست به نامه های پستی وارده و صادره رسیدگی می کند.
5-قسمت های نمایش،شامل اتاق با یوارهای متحرک،محل هایی برای نمایش، اتاق های کنفرانس و اتاق های جلسه است.
6-امکانات اجتماعی باید شامل رختکن ها،آشپزخانه برای هر طبقه یا هر قسمت،توالت ها،محل استراحت کارکنان اتاق های استراحت،تسهیلات ورزشی و یک اتاق غذاخوری با یک آشپزخانه باشد.
7-از فضاهای اضافی می توان برای آموزش برای تجهیزات سمعی و بصری استفاده کرد.
8-داشتن یک ورودی برای وسایل نقلیه و فضاهای پارکینگ(احتمالاً زیرزمینی) می تواند ضروری باشد.
9-فضاهای رفت و آمد شامل کریدورها،راه پله ها، آسانسورها و خروج های اضطراری داخلی و خارجی است.
10-تأسیسات مرکزی،مسئول تجهیزات فنی،تهویه،گرمایش،نیروی برق،تأمین آب،پردازش داده ها محابرات و نظافت و نگه داری است.
یک شرح تفصیلی از شرکت وساختار سازمانی آن،از جمله عملکردها و روابط خاص شرکت به ایجاد  یک تحلیل  مناسب از شرایط و نیازهای آن کمک خواهد کرد.

گونه شناسی

انواع فضاهای دفتری(اداری)
طرح کلی فضاهای دفتری،از دهه ی 1950 ب بعد کاملاً متول شده:
روش های کاری،همواره با تکنولوژی موجود ارتباط نزدیکی داشته و ساختار کاری سالهای اولیه به واسطه تکنولوژی ارتباطی مدرن  و اتوماسیون اداری در حال گسترش است.در نتیجه شکل های جدیدی از نقشه ها در حال پدید آمدن هستند.
پس از گذر از دفاتر جداگانه در دهه ی 1950 ،به مفاهیم پلان باز اواسط دهه 1960،و اصول دفاتر گروهی در دهه های 1980،1970، به نظر می رسد که طرح دفاتر مرکب در دهه ی 1990 در حال پایه گذاری است. نمونه های نخستین در دانمارک به سال 1976 پدیدار شد. در دانمارک،تقسیم کننده های نوین فضا و تلفیق هایی از شکل اساسی شناخته شده مورد استفاده قرار می گرفت.
تمایل و سمت و سوی یک بنای دفتری،به مکان بستگی دارد. هرجا که امکان داشته باشد،ساختمان باید پذیرای روشنایی مفید روز باشد اما باید از خسته شدن چشم ها و جذب حرارت خورشیدی اجتناب شود. در ایالات متحده آمریکا،محور اصلی و طول 90% بناهای دفتری و اداری به صورت شرقی-غربی است چرا که نفوذ عمیق آفتاب که از جنوب می تابد،آسان است. اما اگر طول ساختمان ، شمالی-جنوبی باشد، نور آفتاب می تواند به هر اتاقی برسد،در نیمکره شمالی،اتاق های رو به شمال فقط زمانی که ساختمان فاقد کریدور باشد توجیه پذیر است.

اصول گونه شناسی

دهه های 1990-1980
به طور کلی ساختمان های اداری مدرن به سه دسته تقسیم می شوند:
پلان بسته،پلان باز،پلان باز تعدیل شده.انتخاب معیار شامل موارد زیر است:
.میزان انعطاف پذیری مورد نیاز طراحی،
.میزان خصوصی بودن صوتی و تصویری،
.هزینه های اولیه و سیکل حیات.
دفاتر پلان بسته دارای دیوارها یا پارتیشن های تمام قد است که فضاها را به دفاتر دارای در تقسیم می کند.دفاتر خصوصی،در امتداد دیوار پنجره ای قرار می گیرند.پشتیبانی اداری در محل های کاری فردی در امتداد کریدورها یا در اتاق های مشترک قرار دارند.
مزیت ها: شامل یک محیط کنترل شده،امنیت،خصوصی بودن دیداری،تفکیک فیزیکی،دید خارجی و سیستم های مبلمان سنتی است.
معایب:دربرگیرنده بازده کمتر از دفتر پلان باز،فقدان انعطاف پذیری،به خصوص در واکنش به تکنولوژی دفتری،هزینه بالای استقرار مجدد،عمل متقابل فردی و گروهی محدود.
در دفاتر پلان باز،تمامی محل های کاری فردی،در یک فضای باز بدون تقسیمات،تمام قد تا سقف یا در،قرار دارند. پشتیبانی اداری،در اتاق های بدون پارتیشن های از کف تا سقف و در، واقع شده است.
مزیت ها شامل به کارگیری کارآمد فضا،انعطاف طراحی بیشتر،سهولت ارتباط و هزینه های کمتر سیکل حیات هستند.
معایب: دربرگیرنده ی هزینه های اولیه،عدم وجود خصوصی بودن دیداری،عدم وجود دید خارجی و کنترل کمتر محیط.
4 اصول طراحی فضای اداری پلان آزاد
با استفاده از مزایای بهره وری و همکاری بیشتر و حذف کابین های دیوار بالا، دفتر برنامه باز به عنوان نقطه شروع برای "دفتر آینده" در نظر گرفته می شود.
با مزایای بهره وری و همکاری بیشتر و حذف کابین ویا اتاق های دیوار بالا،
به عنوان طراح،به این احساس و نگاه جدید صنفی سازگار شده ایم و متوجه شده ایم که چهار اصل طراحی برای طراحی و اجرای دفتر با پلان آزاد(باز) وجود دارد.
1.پلان آزاد به منظور به حداقل رساندن فضای متمرکز می باشد.این به معنی اتاق های کار خصوصی کمتر و فضاهای عمومی و چند عملکردی بیشتر می باشد، فضاهای شخصی غیر قابل استفاده از بین می روند، کل فیلم های دفتر را به اندازه ای کاهش می دهد که به طور موثر کار انجام می شود و همین طور فضاهای 4گوش به منظور افزایش کارایی از بین می روند.
2.هیچ ایستگاه و یا فضای کاری ثابتی وجود ندارد
درحالی که هنوز برخی از دفاترفضای کاری و در واقع کارمندان خود را  محدود به میز میکنند،اجازه می دهد کارمندان از یک فضا به فضای دیگر در حرکت باشند، این امرروحیه ی تیمی را به حداکثر می رساند. اجازه می دهد که هر رد در هر محیط کاری که بخواهد و یا نیاز داشته باشد کار کند.
3.فضاهای جمعی بیشتر و فضاهای کاری شخصی و فردی کمتر
دفاتر با پلان آزاد به گونه ای طراحی شده اند که شامل تعداد زیادی اتاق نشست های جمعی و سالن می باشند،این در حالی است که فضاهای شخصی را به حداقل می رساند، و این سبب می شود که کارکنان بتواند از هر اینچ دفتر استفاده کنند.

4. مناطق گردهمایی جمعی در سراسر فضا برای حمایت از سبک های کار مدرن قرار گرفته است.
این فضاها شامل مبلمان مدولار، سالن های دیوار، ایستگاه های کاری نیمه وقت، اتاق های آرام کوچک و اتاق های تیمی شیشه ای بسته است. فناوری و باور به رفاه کارکنان، نیروهای محرکه برای طراحی دفتر پلان آزاد است. ایجاد نقاط نوآورانه و جالب در سراسر دفتر اجازه می دهد تا کار در هر کجا اتفاق افتد و اجازه می دهد که کارکنان از کل فضا استفاده کنند و بهره وری بیشتر و پذیرش محیط را افزایش دهند.
باز کردن طرح دفتر می تواند به باز کردن ذهن کارگران کمک کند. با این چهار ویژگی طراحی، هر دفتر می تواند این نتیجه نهایی را به دست آورد.

گردآورنده:
فرزانه مردانی
منابع:
http://vca-arch.com
noifert