چرا فضاهای اداری که با پلان آزاد طراحی شده اند، نتوانستند به خوبی پاسخگوی نیاز این فضاها باشند؟

"در تمام فضاهایی اداریی که در سال های اخیر در آنها کار کرده ام، می توانم بگویم که بهترین کارهایم را از محیط خانه ام انجام داده ام. من همیشه سعی می کنم تا جای امکان از کار کردن در اداره خودداری کنم. در خانه، دو میز در اختیار دارم و کنترل تمام محیط اطرافم در دست خودم است. ساعت استراحت نیز جز حق انتخاب های من در این روش کار کردن می باشد. اما زمانی که برای کار کردن به اداره رجوع می کنم، محیط کاملا تغییر می کند. عوامل حواس پرتی دائمی در این فضا وجود دارند، از سایر کارمندان اداره گرفته تا صدای پارس سگی از بیرون اداره و ملاقات های نا به جا تا جشن های تولد."
خیلی سخت خواهد بود که واقعا بتوان در چنین محیطی تمرکز کرد و بعلاوه خیلی ساده در چنین فضایی حواس شما پرت می شود. از تمام مکان هایی که می توان در آن کار کرد، شاید بتوان گفت میز کار شما در اداره، بدترین گزینه خواهد بود.

زمانی که در یک فضای شلوغ کار می کنید، فکر شما نیز به هم ریخته می شود. احساس می کنید که فشار کار روی شما زیاد است و این حس ناتوانی باعث می شود که بخواهید از این فضا فرار کنید. در عوض زمانی که به لحاظ فکری و فیزیکی از چنین فضایی فرار می کنید، قادر خواهید بود که افکار و فرضیات خود را بهتر تحلیل کرده و به چالش بکشید. قدرت تفکر در شما به میزان جالب توجهی بالا خواهد رفت.  و اینگونه به این نتیجه می رسید که "شما از دفاتر اداری کار که پلان آزاد دارند متنفرید".

گسترش استفاده از پلان آزاد در طراحی ساختمان های اداری

در صفحه 49 کتاب "Deep Work " از قول Jack Dorsey نقل شده است که : "ما افراد را تشویق می کنیم که در فضای آزاد کار کنند چرا که به سرنوشت و خلاقیت های ناشی از اتفاقات تصادفی معتقد هستیم... و همینطور عبور افراد از کنار هم باعث یادگیری چیزهای جدید در آنها می شود."
ممکن است این جمله از نظر تئوری بسیار عالی به نظر برسد اما در اداره ای که همه افراد در یک اتاق جمع شده اند، همکاری و هم افزایی بیش از آنچه که لازم است نصیب شما می شود و این میزان بیش از آن است که بتوانید به سرعت به صورت بهینه از آن بهره برداری کنید.  بعلاوه در چنین فضایی بخش های بازاریابی و فروش و طراحی شانه به شانه هم روی پروژه های غیرمعمول کار می کنند. بخش های مهندسی و تولید محصول می توانند به سرعت سوالات و باگ های موجود را رفع کنند و ارتباط در کل سازمان به صورت طبیعی جریان خواهد یافت.
80 درصد از کل ادارات جهان دارای پلان آزاد هستند. کمپانی های قدیمی نیز به سوی استفاده از پلان های آزاد در طراحی ادارات خود روی آورده اند تا به این طریق خلاقیت بیشتری را که یک ضرورت است، به سوی مجموعه جلب کنند، بعلاوه اینکه امید دارند وقوع اتفاق های تصادفی که منجر به نوآوری بشود، اینگونه افزایش یابد، دقیقا مانند محیط استارت آپ های جذاب و پویا.

خب این ایده ها به نظر معقول می رسند؟ آیا این چنین نیست؟ ولی یک مشکل بزرگ وجود دارد:
فضاهای اداری با پلان آزاد نمی توانند خوب عمل کنند.

پیش از آنکه ادامه دهیم، باید گفت شاید بخشی از این مشکل خود ما باشیم. اگر آدم برونگرایی باشید زمانی که در برابر انتخاب غرق شدن در یک مسئله پیچیده و عمیق یا به اشتراک گذاشتن این موقعیت با همکاران خود، قرار می گیرید، اغلب گزینه دوم را انتخاب خواهید کرد. البته در این امر شما تنها نیستید و خیلی ها شبیه به شما عمل می کنند. 
کارمندانی که در محیط های اداری که پلان آزاد دارند کار می کنند تقریبا با هر معیاری و در هر زمینه ای، در حال رنج بردن هستند.

یک بررسی در مورد پلان باز محیط کار یک کمپانی نفت و گاز در سال 1997 نشان می دهد که :
" روانشناسان در این پروژه میزان رضایت کارمندان را از محیط اطراف خود و همینطور میزان استرس آنها، میزان کارایی شغلی و روابط درون فردی آنها را پیش از جابه جایی به دفتر کار با پلان آزاد، چهار هفته بعد از جابه جایی و در نهایت 6 ماه بعد از جا به جایی صورت گرفته، ارزیابی کردند. نتایج نشان داد که کارمندان با توجه به هر معیار و سنجه ای ناراضی بودند: فضای جدید اختلال برانگیز، استرس زا و سنگین بود، به جای آنکه همکاران را به هم نزدیک تر کند آنها را از هم دورتر، ناراضی تر و بی میل تر می کرد و در نهایت کارایی به شدت افت کرد. "
زمانی که عملکرد ادارات با پلان آزاد را با ادارات معمولی و متداول مقایسه کنیم، در خواهیم یافت کارمندان اداراتی که دارای پلان آزاد هستند تعاملات غیرکنترل شده بیشتری را تجربه می کنند و همینطور میزان استرس بیشتر و میزان تمرکز کمتر و انگیزه کمتر خواهند داشت. تحقیقات نشان می دهد که فضاهای دارای پلان آزاد معمولا به رفتارهای ضداجتماعی منجر می شود.
"اگرچه محققان پیشین ادعا کرده اند که فضاهای کار اشتراکی می تواند میزان حمایت اجتماعی، ارتباط و همکاری را افزایش دهد اما نتایج ما نشان می دهد که دوستی و ارتباط بین همکاران در فضاهایی با پلان آزاد در نازل ترین کیفیت ممکن به وجود می آید. این کیفیت سنجی در مقایسه با روابطی است که در فضای ادارات خصوصی یا اداراتی که یک نفر فضای کار خود را حداکثر با یک یا دو نفر به اشتراک می گذارد، شکل می گیرد. "
بالا رفتن میزان سر و صدا در اداراتی با پلان آزاد اجتناب ناپذیر بوده و به عنوان مانعی بزرگ در برابر تمرکزی که منجر به کارایی بیشتر می شود، قرار دارد. موانع فیزیکی نیز حس رعایت حریم شخصی را از بین می برد. ثابت شده است که حس رعایت حریم شخصی در یک محیط اداری، موجب افزایش کارایی آن شغل می شود.
اداراتی که پلان آزاد دارند در حقیقت معماری خوب و مناسبی ندارند. آن ها از نظر روانشناسی نیز به اندازه طراحی شکست خورده اند. برای درک اینکه چرا استفاده از پلان های آزاد با وجود همه این مطالب کماکان فراگیر است، می بایست روانشناسی و منطق پشت آن را درک کنیم. متداولترین بحث هایی که در مورد ادارات با پلان آزاد می شود در قسمت زیر اشاره شده است:

بروز خلاقیت به صورت تصادفی در برابر تمرکز

وجه مثبت: قرارگرفتن تعداد افراد زیادی در یک محیط اداری بزرگ طبیعتا می تواند میزان همکاری مشترک را افزایش داده  و موجب افزایش خلاقیت شود.
وجه منفی: هر چند وقت یک بار یک اتفاق مثبت تصادفی منجر به بروز خلاقیت در چنین محیط کاری رخ می دهد؟ و حتی اگر رخ بدهد، آیا ساختار کمپانی شما اجازه می دهد این ایده ها به صورت موثری مورد استفاده قرار گیرند یا خیر؟ شما خوشبین به اتفاقی هستید که در دراز مدت شاید رخ بدهد و شاید هم اتفاق نیافتد و این به قیمت چیزی تمام می شود که هر کارمندی از آن منفعت خواهد برد – یعنی تمرکز.

مشغله زیاد در برابر بازدهی

وجه مثبت: زمانی که همه افراد در یک فضا گرد هم جمع شده اند، افراد انگیزه بیشتری خواهند گرفت تا بیشتر کار کنند چرا که سایر افراد می بینند که آنها مشغول چه کاری هستند.
وجه منفی: این روش وحشتناکی برای ارزیابی و قضاوت عملکرد یک کارمند است. مدیری که برای موقعیت فیزیکی کارمندان خود ارزش قائل است، این کار را انجام می دهد چون هیچ روش مشخصی برای سنجش خروجی کار کارکنان خود ندارد و یا حتی این توانایی را ندارد که خروجی کار آنها را ارزیابی کند. اگر ارزش های یک فرد را بر مبنای این که چقدر سرش شلوغ به نظر می رسد، می سنجید، چنین دفاتری برای شما خوب است.

کارایی اقتصادی

وجه مثبت: اینگونه مجبور هستیم دفاتر زیادی بسازیم ولی نه خیلی زیاد که به هر نفر بخواهد یک دفتر کار مجزا تعلق بگیرد.
وجه منفی: خوب است. شما دارید مبلغ هنگفتی را صرف معمار و مهندس و طراح می کنید که در نهایت به فضایی برسید که چیزی جز حواس پرتی به همراه ندارد. نقشه جالبی است.
محیط های اداری با پلان های آزاد بعلاوه به کارمندان این فکر را القا می کند که دائما زیر ذره بین هستند و دیده می شوند، چه به صورت آگاهانه و چه به صورت غیر ارادی. این کار ما را تشویق می کند که خود را به گونه ای جلوه بدهیم که انگار سرمان شلوغ است و بسیار فعال و پربازده هستیم.
اما ما پر مشغله تر و پرکار تر به نظر می رسیم ولی در حقیقت بازدهی ما کمتر است. روزهای بی حالی و کم حوصلگی بیشتری را تجربه می کنیم و ارتباطات و شادی های ما رنج آور است و قطعا این روش هوشمندانه ای نیست.

جایگزینی برای طرح پلان آزاد در محیط های اداری

در حقیقت ما باید تلاش کنیم که محیط های بهتری برای کارهای مهم تر و خطیرتر ایجاد کنیم. در ادامه کانسپت هایی را که می توان به عنوان جایگزین برای طرح فضاهای اداری با پلان آزاد به کار برد خواهید دید:
چیدمان مرکزی و شعاعی
این شیوه چیدمان برای دفاتر کار شاید بتوان گفت بهترین پتانسیل ها را همراه خواهد داشت. فضاهایی که چیدمان مرکزی و شعاعی دارند یک ورودی واحد داشته و به یک فضای مشترک می رسند و از این فضای مشترک راهروهایی خارج می شود که هر کدام دفاتر مستقلی را در خود جای می دهد.
کارکنان چنین فضاهایی، این گونه می توانند انتخاب کنند که در دفتر خود کار کنند یا برای همکاری با سایرین به قسمت مشترک بیایند. چنین فضاهایی، دارای فضاهای مرکزی و راهرو های بزرگ هستند که باید برای رسیدن به مقصد مورد نظر در آنها گشت و گذار کرد و این امر باعث می شود ارتباط و مکالمه بین افراد صورت گیرد.

ساختمان M.I.T.’s Building 20 مثال مشهوری از رویکرد استفاده از چیدمان مرکزی و شعاعی است. این بنا به واسطه حجم نوآوری هایی که در میانه دیوارهای این بنا به وجود آمده است، شهرت دارد. برخی از این نوآوری ها، به ساختار و سازه منحصر به فرد این بنا نسبت داده شده اند. راهروها و پلکان این بنا، مکان همکاری های خلاقانه می باشد و نه فضایی که افراد با فاصله یک متر از یکدیگر، پهلو به پهلوی هم نشسته اند.

ماشین Eudamonia

Eudamonia واژه ای متعلق به یونان باستان به معنای "حالتی که در آن به تمام پتانسیل انسانی خود دست می یابید" می باشد.  اصطلاح "ماشین Eudamonia یا Machine Eudamonia " که زاییده افکار David Dewane می باشد از کتاب  Deep work نوشته کال نیوپورت استخراج شده است.
در Machine Eudamonia پنج فضا وجود دارد که به تدریج هر چه جلو می رود، برای کارهایی که نیازمند تمرکز و توجه حواس بیشتر هستند، مناسب تر می شود.

گالری

اولین فضایی که به محض ورود از خیابان با آن مواجه می شوید گالری نام دارد. در پلانی که Dewane ارائه کرده است، این فضا، نمونه ای از فعالیت اصلی که در کل این بنا انجام می شود را در خود جای می دهد. به این معنا که برای آنکه در کاربران این ماشین ایجاد انگیزه بشود، نوعی حس " استرس غیر مضر و فشار یکسان" به وجود می آورد.

سالن

سالن فضایی است که طراحی شده تا حس " حرکت رفت و برگشتی بین کنجکاوی زیاد و مناظره" را خلق کند. این فضا، مکانی برای مذاکره است، برای به فکر فرو رفتن و در کل می توان گفت فضایی است برای آنکه عمیق تر وارد این ماشین بشوید.

کتابخانه

کمی دروتر از سالن، وارد فضای کتابخانه می شوید. این فضا مجموعه ای از تمام کارهایی که در این ماشین انجام می شود را در خود نگه می دارد. بعلاوه کتابها و سایر منابعی که در کارهای قبلی مورد استفاده بوده، نیز در اینجا حفظ می شود.

دفتر کار

فضای بعدی که با آن مواجه می شوید، دفتر کار است. این فضا یک اتاق کنفرانس استاندارد داشته و یک تخته وایت برد و چند اطاقک یا کابین و تعدادی میز. این دفتر کار آنطور که Dewane توضیح می دهد برای کارهایی است که حجم کمتری دارند.

اتاق کار

این فضا ما را به آخرین بخش از از این ماشین می رساند، مجموعه ای از آنچه که Dewane آن را "اتاق کارهای نیازمند تمرکز" می نامد. هر یک از این اتاق ها  2 در 3 متر فضا دارند که با دیوارهای ضدصدا احاطه شده اند. هدف از قرار دادن چنین اتاق هایی در پلان، ایجاد فضایی برای تمرکز کامل و انجام کار بدون هیچ مزاحمتی بوده است.

اتاق کار پیشنهاد نویسنده

ممکن است مشغول کار در یک استارت آپ خشک باشید و موقعیت شما اجازه ندهد که هیچ تغییر جالب توجهی در فضای کار خود به وجود آوردید. احساس عدم کنترل بر محیطی که در آن حضور دارید، می تواند انجام کارها و وظایف را برای شما سخت تر نیز بکند.
اما شما کماکان باید کارهایتان را در این شرایط انجام دهید.
راه حل مشکل خود را می توانید در پیشنهاد نویسنده پیدا کنید. مکانی را پیدا کنید که بتوانید کارهای جدی که نیاز به تمرکز دارند را آنجا انجام دهید، این فضا می تواند یک کافه باشد، یک کتابخانه و یا حتی خشکشویی پشت خانه تان. این اتاق کار جدید شما، فضایی متعلق به شماست که می توانید کارهایتان را در آنجا انجام دهید. 

راهکار نهایی

کارهای خود را حسابرسی کنید و ببینید که در چه شرایطی می توانید کاراتر و پر بازده تر باشید. حسابرسی کردن اعمال خود می تواند کار بسیار مفیدی باشد، چرا که گاهی برخی کارها به نظر می رسد که انجامشان منطقی است اما در حقیقت انجام آنها باعث می شود که بازده شما پایین آورده شود. نگاه کردن به پیامدها می تواند برای شما، رویکردی ارزشمند در جهت حفظ زمان و جلوگیری از اتلاف وقت باشد.

تحریریه معماری آرل
منبع:
این مقاله اولین بار توسط Amar Singh تحت عنوان " شما در مکان اشتباهی کار می کنید؟" منتشر شده است.
archdaily.com