21 راهی که معماران میتوانند هوشمندانه ترکار کنند و نه سخت تر (ویژه نوروز)

نویسنده : تحریریه معماری آرل

تاریخ : يکشنبه , ۱۳۹۴/۰۱/۰۹ ۰۸:۴۹

معماری،نکات معماری،آموزش معماری،معمار شدن،معمار موفق

تحریریه معماری آرل

معماران در کار روزانه خود با چالشها وحواس پرتی های زیادی روبرو می شوند: مدیریت مشتری ها، همکاران و پیمانکاران؛ به روز نگه داشتن خود با آگاهی از آخرین نرم افزارها و تکنیک ها؛ تهیه پیش نویس از کاغذهای کاری و برنامه ها؛ و در این بین اگر شما خوش شانس باشید، می توانید طراحی کوچکی را بپذیرید. ArchSmarter 21 نکته را برای بیشینه کردن سودمندی و حداقل کردن کارهای غیرضروری پیشنهاد می کند. با آرل همراه باشید.
زمانبندی پروژه ها کوتاه تر و کوتاه تر میشود و انواع ساختمان ها پیچیده ترمیشوند.در حال حاضر ما معماران به سختی کار میکنیم. به عنوان یک معمار ما نیاز داریم که زیرکانه تر کار کنیم نه سخت تر. چگونه میتوانیم اثربخشی و بهره وری کار خود را بیشینه کنیم؟ چگونه میتوانیم افزایش جریان اطلاعات را مدیریت کنیم؟ چگونه میتوانیم سریعتر و بهتر طراحی کنیم؟
در اینجا 21 راه وجود دارد که معماران میتوانند زیرکانه تر کار کنند نه سخت تر:

کار خود را برنامه ریزی کنید

1- تفاوت بین موثر و کارامد را درک کنید. موثر یعنی انجام کارهای درست و کارامد یعنی انجام کارها با روش درست. هر دوی این دو مهم میباشند اما شما نیاز دارید که ابتدا کارهای درست را انجام دهیدقبل از انجام آنها با روش درست. این دو را با هم ترکیب کنید و اینک شما آمده آن هستید که کارها را زیرکانه تر و نه سخت تر انجام دهید.

2- اصل 20/80 را به یاد داشته باشید. 80 درصد نتیجه کار شما حاصل 20 درصد تلاش شماست. بر نتایج متمرکز شوید نه بر کار. ساعات کاری بیشتر همیشه معادل نتایج بیشتر نیست.

3- نمای کلی فرایندهای خود را تعیین کنید. این درست است که همه پروژه ها یکتا هستند اما در همه آنها وظایف ومراحل برجسته تقریبا مشابه میباشد.ترسیم نمای کلی فرایندها به شما کمک میکند تا ببینید چه مراحلی از کار میتوانند حذف شوند و یا فرایندها را کاراتر انجام دهید.Mind Maps یک ابزار عالی برای این تمرین میباشد.

4- ازچک لیست ها استفاده کنید. بیشتر نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما اجازه میدهند که چک لیستی ایجاد کنید و موارد لیست را انجام دهید. وقتی نمای کلی فرایندهای خود را آماده کردید میتوانید برای هر مرحله ازپروژه چک لیستی ایجاد کنید. استاندارهای قابل ارائه شما چیست؟ معمولا با چه مشکلاتی روبرو میشوید؟ برای توصیه های عملی مدیریت چک لیستهانگاهی به کتابThe Checklist Manifesto ازAtulGawande بیندازید.

زمان خود را متمرکز کنید
5- زمان تنها منبعی است که نه میشود آن را ایجاد کرد و نه میشود آن را ذخیره کرد. زمان خود را حفظ کنید و از آن بطور موثر استفاده کنید. شما نمیتوانید زمان بیشتری ایجاد کنید.

6- ابتدا شیشه زمان خود را با سنگ های بزرگ پر کنید.
7- سعی کنید ساعات کمتری کار کنید نه بیشتر. دراین حالت شما مجبور میشوید در زمان کم خود بر روی وظایف مهمتر متمرکز شوید. به علاوه، تحقیقات نشان می دهد که کار بیش از چهل ساعت کاملا بی فایده است.
8- یک گزارش زمانی برای خود داشته باشید. چگونگی سپری شدن زمان خود در طول یکهفته معمولی را ثبت کنید. این گزارش باید بسیار دقیق تر ازیک برنامه زمانی باشد.هرکاری که در طول یک روز کاری انجام میدهید را ثبت کنید. نوشتن یک ایمیل به مشتری، گشت و گذار در اینترنت را در گزارشات خود ضبط کنید. این کار را برای یک هفته تمام انجام دهید و شما یک تصویر واقعا خوب از اینکه زمان خود را در کجا گذرانده اید خواهید داشت.
9- قورباغه را قورت دهید. مارک تواین گفته است که اگر شما در ابتدای روز خود یک قورباغه زنده را بخورید دیگر اتفاق بدتری از آن برای شما در طول روز پیش نخواهد آمد. با کاری که واقعا دوست ندارید اول صبح آن را انجام دهید در زمانی که تازه نفس هستید مقابله کنید. آن را انجام دهید و سپس میتوانید سایر کارهایی را که واقعا از انجام آنها لذت میبرید را انجام دهید.

10- وظایف مرتبط با هم را دسته بندی کنید. اگر بر روی چندین پروژه کار میکنید سعی کنید کارهای مشابه را بطور سری پشت سر هم انجام دهید و از یک پروژه به پروژه دیگر نپرید. این عمل میتواند در انرژی و زمان شما صرفه جویی کند.
11- جریان وضعیت خود را کشت کنید. به عنوان یک معمار و طراح که یک کار با ارزش بالا راارائه میدهیم، به مقدار قابل توجهی زمان نیاز داریم. برای درک واقعی یک مسئله و مشکل ما نیاز داریم تا در مسئله غوطه ور شویم.

اطلاعات خود را مدیریت کنید

12- ملاقات های خود را کوتاه کنید. قبل از یک ملاقات از خود بپرسید که " چرا این ملاقات برگزار میشود؟ ایا انجام آن ضروری است؟ هدف چیست؟" ملاقات های بیشتر یعنی انجام کارهای کمتر. از یک دستور کار برای تعیین کردن هدف و خروجی مطلوب ملاقات ها استفاده کنید.تعداد شرکت کنندگان را حداقل نگه دارید و یک محدودیت زمانی ثابت را تنظیم کنید. اگر نیاز است که افراد تیم پروژه را بطور مرتب ملاقات کنید یک ملاقات ایستاده (stand-up).در نظر بگیرید.

13- از فیلترهای ارسال پیام بر روی برنامه ایمیل خود استفاده کنید تا نامه های دریافتی را به پوشه های مناسب هدایت کند. برای مثال من از Thunderbird برای ایمیل خود استفاده میکنم. من فیلتری ایجاد کرده ام که پیام های حاوی لغت های unsubscribe را نگاه میکند. اگر نامه ای حاوی این لغت باشد احتمالا یک نامه خبری است. یک نامه اضطراری از یک همکار یا یک مشتری نیست. و Thunderbird این پیام ها را به پوشه نامه های خوانده شده انتقال میدهد. این امر صندوق پیام های من را نسبتا قابل کنترل و مدیریت نگه میدارد. اگر شما بر روی پروژه های زیادی کار میکنید شما میتوانید فیلتر خود را بر اساس آدرس ایمیل ایجاد کنید.

14- ایمیل خود را چک نکنید.بلکه آن را پردازش کنید.
15- اعلان دریافت ایمیل خود را بر روی مبایل و کامپیوتر خود خاموش کنید. این اعلان ها دعوتی هستند برای منحرف کردن ذهن.

ابزار خود را بشناسید

16- چه چیزی در جعبه ابزار شماست؟ نگاهی به موجودی ابزار خود(فیزیکی و دیجیتالی) که بطور روزانه استفاده میکنید بیندازید. هر کدام از ابزارها را با کاری که نیاز است با آن انجام دهید مقایسه کنید. آیا آن ابزارها بدرستی برای آن کار مناسب هستند؟ آیا بهتر نیست مجموعه کوچکی از ابزار که واقعا میدانید چگونه با آنها کار کنید را به جای یک جعبه ابزار بزرگ استفاده کنید.

17- آخرین زمانی که یک آموزش رسمی یک نرم افزار را گذرانده اید کی بوده است؟ اگر شما نیز مانند من هستید احتمالا چند سال پیش یک نرم افزرا را انتخاب کرده اید و یادگیری آن را چند سال پیش آغاز کرده اید. مشکل این است که ما به روش های قدیمی کار چسبیده ایم بخصوص اگر از یک برنامه بطور روزانه استفاده نمیکنیم. به همین دلیل من شروع به یادگیری Excel for Architects کردم. من متوجه شدم من نمی دانم که چگونه ازهر یک از ویژگی های پیشرفته در اکسل، استفاده کنم بنابراین اقدام به یادگیری آنها کردم.
18- از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید. بیشتر برنامه ها برای دستورات خود میانبرهایی در صفحه کلید دارند. با این کار در استفاده از وقت خود صرفه جویی خواهید کرد.

وظایف تکراری را بطور خودکار انجام دهید

19- الگو ایجاد کنید. ایا بطور مرتب یک سری ایمیل تکراری ارسال میکنید؟ یک کپی از آن نامه را به عنوان الگو ذخیره کنید. آیا از مستندات مشابه از یک پروژه تا پروژه بعدی استفاده میکنید؟ یک کپی از آن را به عنوان قالب و الگو ذخیره کنید. و همینطور برای CAD وBIM عمل کنید. یک الگوی فایل BIM ایجاد کنید که شامل همه برگه های استاندارد و جزئیات باشد. شما میتوانید بطور قابل توجهی در زمان خود صرفه جویی کنید و خطاهایی را هنگام استاندارد سازی مستندات تولیدی خود ایجاد میشوند را کاهش دهید. از هر چیزی دوباره استفاده کنید.
20- ابزار خود را برای روش کار خو سفارشی کنید. بیشتر نرم افزارهای مدرن انعطاف پذیر هستند. شما میتوانید نرم افزار را با API برنامه سفارشی کنید.

21- از ماکروها برای انجام خودکار وظایف تکراری استفاده کنید. چرا کاری را کامپیوترشما میتواند آن را برای شما انجام دهد خودتان انجام دهید. با مقداری برنامه نویسی و اندکی سرمایه گذاری در توسعه مهارت های خود میتوانید به مقدار زیادی در زمان خود صرفه جویی کنید.

حرف آخر
لذت بردن را به یاد داشته باشید.همه ما به خاطر عشق و علاقه خود به طراحی و ساختمان سازی به این حرفه پیوستیم. تحقیقات نشان داده است که حفظ یک حس بازی در کار خود برای دست یافتن به پتانسیل کامل خودمان امری ضروری است. همه کار ما سرگرمی ولذت نیست اما با یک ذهن باز وخلاقانه بمنظور کار زیرکانه تر و نه سخت تر میتوانیم نتایج بهتر و رضایتمندی بیشتری را حاصل کنیم.

تحریریه معماری آرل
مترجم: سارا خنجری
منبع: ARCHDAILY